Modèle de Définition de fonction

Vous trouverez ci-dessous un modèle type de définition de fonction au format Word qui peut facilement être adapté à toute entreprise.

matrice_def_de_fonction_drh-hauteetfort.doc

Afin de bien utiliser ce document, on peut se référer au guide d'entretien d'une part et aux conseils suivants :

 

Comment remplir la définition de Fonction 

L'intitulé

Il doit donner une idée précise de la fonction occupée.
Exemples d'intitulés : Chef de service Recrutement, chef de groupe comptabilité, Secrétaire.

 

La Raison d’être (6 à 8 lignes au maximum)

Finalité de la fonction, rôle dans l’entreprise, Mission fondamentale de l’emploi

Répondre à la question : « Pourquoi cette fonction existe-t-elle ? »

Exprimer en une ou deux phrases la mission essentielle de la fonction et son rôle dans l'entreprise.

L'intitulé de la fonction et sa raison d’être doivent permettre de comprendre ce que recouvre la fonction : rôle d'encadrement, type d'activité dominante.
Le résumé doit se rapporter directement à la fonction et non, pour les fonctions de management, à l'activité de l'entité dirigée.
Exemple : le résumé de la fonction d'un Responsable de département de production est de diriger ou de superviser les activités de son département et non d'assurer la production.

 

Attributions, Missions, Activités principales (décrire les 4 ou 5 grandes attributions de la fonction) :

II s'agit de décrire de façon synthétique les 4 ou 5 activités principales caractéristiques de la fonction.
Il ne s'agit pas de lister de façon exhaustive toutes les tâches incombant à la fonction,
C'est pourquoi le support prévoit la définition d'au maximum 5 activités principales. Certaines fonctions peuvent être décrites en moins de 5 activités principales.
Il est essentiel de bien utiliser des verbes d’impact permettant de bien faire ressortir les responsabilités, l’autonomie, la complexité, les résultats attendus, etc…

Pour chaque activité, veiller à suivre la chronologie suivante :
1.       Mentionnez l'intitulé synthétique de l'activité en veillant à ce qu'il soit concret. N'indiquez pas seulement le thème de l'activité mais bien son contenu concret. Par exemple, pour une activité consacrée au "développement, l'analyse et à l'actualisation de tableaux de bord", n'indiquez pas "Tableaux de bord", mais, par exemple, "Elaboration et analyse des tableaux de bord".

2.       Décrivez ensuite plus en détail l'enchaînement des actions que recouvre cette activité, au moyen d'une ou deux phrases pour chaque action. Veillez à bien effectuer la distinction entre tâches et activités principales.

3.       Indiquez une estimation du % de temps habituellement consacré. En aucun cas, le total des temps passés ne doit excéder 100 %.

4.       Citez toujours les activités d'encadrement en tête de la définition.
Attention : les activités principales doivent avoir un caractère permanent et être directement liées à la fonction : cela exclut les activités exercées à titre temporaire ou les missions confiées à titre personnel
En pratique, la sélection des activités principales peut s'effectuer selon deux méthodes, au choix :

Méthode A :
- inventorier l'ensemble des tâches,
les regrouper par famille cohérente : les activités,
- rédiger.

Méthode B :
-   cerner les grandes familles d'activités,
-   les décomposer en tâches.

La première méthode implique un effort de synthèse, la deuxième méthode nécessite de poser des questions, creuser chaque activité.

 

Position dans la structure (joindre l’organigramme)
Les renseignements qui figurent dans cette rubrique permettent de situer la fonction dans l'organisation de l'entreprise.
Dans la partie « fonction(s) supervisée(s) » on indiquera l’intitulé de la ou des fonction(s) directement encadrée(s) par la fonction décrite.
Dans la partie « fonction du responsable hiérarchique » on indiquera l’intitulé de la fonction du responsable hiérarchique direct (N + 1).

Fonction(s) supervisée(s) :   

Fonction du responsable hiérarchique :

Champ relationnel (n’indiquer que les relations dont la fréquence ou l’importance est significative)
II s'agit de relever les principales exigences relationnelles de la fonction. Les relations de simple courtoisie ou hiérarchique sont à écarter. Ne retenez que les contacts professionnels représentatifs.
Interlocuteurs
Les interlocuteurs peuvent être :
- internes à l'entreprise (autres services ou collègues).
Dans ce cas, indiquez les intitulés des fonctions ou postes avec lesquels le titulaire est habituellement en contact.
- Par exemple en interne : Pour caractériser la fonction de l'interlocuteur, préciser s'il s'agit du responsable de service ou d'un collaborateur.
Finalité et fréquence des contacts
En face de chaque intitulé :
- Précisez concrètement la finalité des contacts inter-personnels au moyen d'un terme ou d'une phrase (conseil sur, avis concernant, instruction, négociation par exemple). Attention ! il s'agit d'expliquer pourquoi un contact est utile et non l'activité de la fonction dans laquelle il intervient.
- Indiquez leur fréquence habituelle : elle peut être par exemple quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Au-delà de cette fréquence, le contact est probablement peu représentatif.

 

Eléments de dimensions – Enjeux – Particularités

Cette partie doit faire ressortir les données chiffrées qui caractérisent au mieux les activités sur lesquelles le poste exerce une influence (budget, volume d’affaire, effectifs, etc…)

Par ailleurs, on fera ressortir dans cette partie les enjeux pour l’entreprise de la réussite ou de l’échec des actions menées, ainsi que les facteurs de complexité et de contexte.

Cette rubrique est facultative et concerne principalement la population cadre.

 

Qualités requises
L’objectif est d’illustrer le cursus permettant d’arriver au profil nécessaire :

Formation (niveau) : indiquez tout d'abord le niveau de diplôme ou type de formation requis pour tenir la fonction et précisez la ou les spécialité(s) éventuellement demandée(s).

Expérience requise (nombre d’années) :    lorsqu'une expérience professionnelle est nécessaire pour accéder à la fonction, précisez sa durée sous forme d'une fourchette de mois ou d'années et le type d’expérience (opérationnel et/ou fonctionnel, management et/ou expertise, relationnel…). Cette durée doit être estimée en faisant abstraction des capacités personnelles des titulaires occupant la fonction concernée.
Une bonne manière d'évaluer la formation et l'expérience nécessaires consiste à se placer dans la situation d'un recrutement à effectuer. L'expérience doit être en rapport avec la fonction décrite. Elle peut avoir été acquise aussi bien au sein de l'entreprise que dans une autre entreprise.
Compétences techniques :
- Elles représentent des savoir-faire professionnels ou des connaissances liés à des procédures ou des processus.
Compétences clés - Savoir être – Savoir faire :
- Elles sont spécifiques à la fonction concernée. A chaque métier du référentiel, correspond un ensemble de compétences choisies dans une liste définie.