Guide d'entretien de Définition de Poste / Fonction

Ce guide servira de trame à l’entretien avec un collaborateur ou son hiérarchique pour définir le poste.

Le principe est de revenir à plusieurs reprises sur les mêmes thèmes sous différents axes afin de vérifier qu’il y a bien recoupement des informations et que tous les éléments nécessaires à une pesée efficace (de type Hay ou équivalent) ont bien été définis de façon précise.

Introduction

On explique que l’objet de l’entretien est de rédiger une définition de fonction qui permettra de caler la fonction dans l’organisation, d’avoir une vision claire du profil nécessaire pour tenir le poste, et de valider la classification et la fourchette de rémunération adaptée.

Question 1 : Quels sont vos 4 ou 5 grands domaines de Responsabilité ?

L’interlocuteur se cale naturellement sur ses grands domaines d’activité et peut parfois entrer sur une succession de tâches à faire. On s’attache à le recentrer en permanence sur ce qu’il garantit et on évacue le détail des tâches.

Pendant cette partie de l’entretien, on va réellement segmenter l’activité du poste dans des grands domaines. On recherchera donc en premier lieu la cohérence de ce découpage et on vérifiera qu’il recouvre bien l’ensemble des activités. Ce qui sera éventuellement passé sous silence doit être mineur en terme de temps et très marginal, sans réelle valeur ajoutée.

Question 2 : Pouvez-vous donner pour chacun de ces grands domaines, 3 ou 4 exemples détaillés de vos activités

L’objectif est d’entrer dans le détail des tâches (enchaînement chronologique, contraintes matérielles, organisation…) pour quelques exemples très représentatifs de chacun des domaines cités.

Cela va permettre de comprendre un peu mieux la nature concrète de l’activité. On pourra déjà vérifier quelques écarts entre les responsabilités annoncées dans la première partie et le détail des actions citées…

Pendant cette partie le collaborateur abordera aussi un peu les aspects relationnels et interactions avec d’autres services.

A la fin de cette étape, on doit en principe avoir une vision assez claire entre les partages de responsabilités annoncées et la mesure de la performance ou la traçabilité ou le formalisme exigé.

Question 3 : Observation commentaires de l’organigramme

On recherche ici les écarts entre l’organigramme officiel et la réalité opérationnelle.

On recherche les raisons de l’organisation présentée (stratégie, cible, historique humain, etc…)

Question 4 : En reprenant chacune des 4 ou 5 grandes responsabilités, quel est le champ relationnel du poste aussi bien en interne qu’avec l’extérieur ?

On doit avoir une vision claire du rôle, de la fréquence et du niveau des interlocuteurs du poste.

On recherchera surtout à vérifier la nature de la relation (proposition, décision solidaire,  orientation, arbitrage, négociation avec…)

Exemple : la formulation initiale du type « je travaille au quotidien avec les Directeurs Commerciaux » devient « une fois par mois je propose aux Directeurs commerciaux concernés un axe de… »

Question 5 : Toujours par rapport aux 4 ou 5 grandes responsabilités, pour vous quels sont les grands enjeux pour l’entreprise d’une part et d’autre part quels sont les chiffres significatifs de votre activité ?

La partie « enjeux » peut être plus compliquée à exprimer pour le titulaire du poste qui doit arriver à se projeter en perspective par rapport à l’entreprise et à sortir de son activité propre.

Sur la partie « chiffres », il faut bien valider que les chiffres obtenus sont réellement liés aux 4 ou 5 grands domaines. Il faudra veiller à bien préciser à quoi correspondent les chiffres

Par exemple, pour un Manager Commercial d’une région le chiffre d’affaires de son secteur doit être découpée en deux : le CA généré directement par ses équipes commerciales d’une part et celui négocié par les grands comptes (s’ils ne lui sont pas rattachés) d’autre part.

Question 6 : Compte tenu de tout ce qui vient d’être défini, quel est le profil type du titulaire du poste (type de formation initiale, nature et durée d’expérience, compétences particulières…)

Cette partie permettra de valider les compétences attendues pour tenir le poste

Question 7 : Pouvez-vous résumer en une phrase la « raison d’être » ou la grande mission du poste (plus de 50% de votre temps) ?

On termine par ce qui doit apparaître en premier dans une définition de fonction. Au cours de l’entretien c’est certainement le meilleur moment pour aborder cette partie